Der digitale BigStep® Workshop
Unglaublich, was in der Krise alles geht!
Haimo Bück, CPO bei Greiner Extrusion Group.
„Im Dezember 2020 haben wir erstmals einen 2-Tages-Workshop mit 38 Personen komplett online durchgeführt. Wir waren uns nicht sicher, wie das unser Initiativen-Team annehmen würde. Ich muss gestehen, dass das Feedback der Teilnehmenden überraschend gut war. Statements wie: „sehr effizient, große Gesprächsdisziplin, hat recht gut funktioniert, sehr intensiv aber durch die Methodik sehr abwechslungsreich, die Ergebnisse waren sehr gut, der Tag ist schnell vergangen“, waren in der Überzahl. Einige Teilnehmerinnen und Teilnehmer bedauerten, dass es keine Möglichkeit für informelle Pausengespräche gab und ein zusammen setzen nach dem offiziellen Teil nicht möglich war. Zusammengefasst: Wir waren über die Ergebnisse des „digitalen“ BigStep® Prozesses wirklich erfreut. Die Qualität der erarbeiteten Lösungen ist hervorragend.“
NUSSBACH. OÖ. Die große Herausforderung war? Wie kann sichergestellt werden, dass die Aufmerksamkeit über einen möglichst langen Zeitraum sichergestellt werden kann. Wie kann verhindert werden, dass die Teilnehmer gedanklich abdriften und z. B. beginnen Emails zu checken und zu beantworten. Wir haben dies wie folgt realisiert:
- Reduktion der Arbeitszeiten im Workshop auf 09:00 – 17:00 Uhr.
- Sessions, die jeweils max. 60 Minuten dauern, anschließend 15 Minuten Pause, 60minütige Mittagspause.
- Outlook Einladungen für jede Session, damit jede(r) Teilnehmer(in) einfach dem Workshop Ablauf folgen kann und keine(r) „verloren“ geht.
- Oftmalige direkte Ansprache der TeilnehmerInnen durch den Moderator, um die „Awareness“ hoch zu halten.
- Rollenbasiertes Setting mit Diskutanten und Kritikern in den jeweiligen Arbeitsteams.
- Technisches Onboarding der TeilnehmerInnen mit wesentlichen Funktionen wie z.B. „Hand heben“, Chat, das Arbeiten mit Whiteboards oder Blitzumfragen, um etwaige Berührungsängste mit den technischen Instrumenten zu zerstreuen.
- Keine Hybrid Variante, in denen einige Teilnehmer in kleinen Arbeitsgruppen zusammenkommen, sondern alle gleichberechtigt und damit 100%ig digital.
- Workshop Design mit drei Bearbeitungsschritte „Sessions“ für jedes Schlüsselthema (Analyse, Ziele, Maßnahmen und Projekte) mit dem Ergebnis ein mind. 90%iges, gemeinsames Problemverständnis zu schaffen – Voraussetzung für „Buy-in“ des Teams.
Ein gesamtes BigStep® Projekt Online abwickeln!
Hier sehen Sie die drei Phasen des BigStep® Prozesses. Diese Prozess dauert ca. 2 Monate.
Das Screening gibt Überblick über die aktuelle Situation. Es werden die Potenziale mittels qualitativer Interviews und einer Facts & Figures Analyse ermittelt.
Im anschließenden BigStep Workshop wird in 2 Tagen mit vielen Teilnehmern (20 bis 50 Personen) an der Aufgabenstellung gearbeitet, mit dem Resultat einer mit allen Teilnehmern abgestimmten Maßnahmen- und Projektliste (Schwarmintelligenz!). Abschließend erfolgt die Umsetzungsphase, von uns „BigStep® Execution Engine“ genannt, die durch einen stringenten Umsetzungsprozess eine Realisierungsquote von 85% der Projekte garantiert.
Bei der Konzeptionierung des neuen digitalen BigStep® Formats ging es uns um die Transferierung des gesamten Prozesserlebnisses in eine vollkommen digitale Variante, ohne das Momentum der Kreativleistung von 40 Personen oder mehr zu verlieren. Es ist uns gelungen den gesamten Prozess Screening – Workshop – Execution Engine digital zu designen. Die Interviews wurden online geführt, die Analysen wurden über MS Teams abgewickelt, der Workshop erfolgte digital und die Umsetzung mit Kick off Meeting, Projektarbeit, Lenkungsausschussmeetings und Progress Days finden digital statt.
Was sind Ihre Vorteile der digitalen BigStep® Initiative?
- Sie verlieren keine Zeit bei der Umsetzung relevanter Themenstellungen.
- Sie können eine große Gruppe von Mitarbeitern einbinden, ohne dass diese physisch zusammentreffen. Dies sorgt für das notwendige Momentum einer Initiative.
- Sie können in einer extrem effizienten Umgebung, die wesentlichen Aufgaben adressieren (innerhalb von 2 Tagen).
- Sie können lange Anreisen und notwendige Unterbringungen vermeiden und somit viel Geld sparen.
Gibt es auch Nachteile?
Informeller Austausch in den Pausen und das gemeinsame Abendessen fehlen zumindest einem Teil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Nichtsdestotrotz war die Qualität der Ergebnisse sehr gut.
Für weiterführende Informationen stehen wir sehr gerne zur Verfügung.
