Lean Office – Work smarter, not harder
Vermeidung von Verschwendung und Steigerung der Effizienz in der Administration
Hatten Sie auch schon einmal das Gefühl, dass Schlüsselpersonen in ihrem Unternehmen überlastet sind, unklare Zuständigkeiten und Doppelgleisigkeiten gegeben sind, kaum eine Aufgabe ohne Unterbrechung durchgeführt werden kann, ineffiziente Sitzungen stattfinden, die Aufgaben immer mehr werden, Führungskräfte schwer erreichbar sind oder Informationen nicht auffindbar sind?
Eine Studie des Fraunhofer Instituts hat festgestellt, dass in der Administration fast 30% der Arbeitszeit verschwendet wird. Wir haben in einer Studie festgestellt, in der 313 Verbesserungsprojekte die im Zeitraum von 2005 bis 2012 analysiert wurden, dass nur rund 15% im administrativen Bereich abgewickelt werden. Aus diesen Gründen sind wir der Meinung, dass in vielen Unternehmen große Potenziale schlummern.
Ansatzpunkte für Lean Office:
Arbeitsplatz/Mitarbeiter
Teamebene
Prozessebene
Vorgangsweise bei der Umsetzung von Lean Office
1. Lean Assessment
Mithilfe eines Lean Assessments (Interviews) kann die Reife von Lean Prinzipien in einer Organisation ermittelt werden. Die Themenbereiche umfassen üblicherweise:
- Kommunikation innerhalb der Organisation und mit Kunden
- Flexibilität der Mitarbeiter
- Visuelles Management und Arbeitsplatz Organisation
- Kontinuierliche Verbesserung
- Fehleranalyse und –vermeidung (Poka Yoke)
- Qualität
- Standards
- Supply Chain
- Performance Measurement
2. Analyse
Häufig eingesetzt Analyseinstrumente im Rahmen von Lean Office Projekten:
- Auftragsstrukturanalyse (ABC/XYZ Analyse)
- Prozessanalyse (Wertstromanalyse, Bewertung Prozesseffizienz)
- Tätigkeitsstrukturanalyse
- Haupttätigkeiten – Potenzial: Optimierung einzelner Vorgänge
- Nebentätigkeiten – Potenzial: Vermeidung von Verschwendung
- Organisatorische Tätigkeiten – Potenzial: Reduzierung auf ein notwendiges Maß
- Informationsstrukturanalyse (Medienbrüche, Informationsbedarf, Informationsfluss)
3. Maßnahmen
Maßnahmen zur Reduktion von Verschwendung umsetzen
- Standards definieren, z.B. für EDV Ablagen, Formulare, Akten und Ordner, Kommunikation, Prozesse
- 5 S Aktivitäten durchführen,
- Meetingswesen verbessern
- Einführung Service Level Agreements
- Zielvereinbarungen
4. Visuelles Management & KVP
- Schulung und Sensibilisierung aller Mitarbeiter in den sieben Arten der Verschwendung
- Schaffung einer Kultur, die eine bewusste und offene Diskussion über wertschöpfende und nicht wertschöpfende Arbeiten ermöglicht und fördert
- Regelmäßige Durchführung von Workshops zur Identifikation von Verschwendung und zur Erarbeitung von Lösungen zur Vermeidung und Minimierung
- Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) mit Fokus auf Wertschöpfung und Verschwendung in den Abläufen
- Visualisierung der Ergebnisse
REFERENZEN
ERFOLGSSTORIES
- 12 neue Six Sigma Black Belts bei Electrovac
- BigStep® bei Greiner Extrusion
- Effizienzsteigerung in den Operations mit BigStep® bei Gabriel Chemie
- Erfahrungsbericht: BigStep Workshop bei Miba Sinter Austria
- Erfolgreiche Fusion zweier Konzernbetriebe mit BigStep® bei Greiner Extrusion Group
- Ergebnisse der BigStep® Initiative bei KAESER Kompressoren
- Ergebnisse der BigStep® Initiative bei Novomatic/AGI
- JIT Projekt: Produktivität +20%, Reduktion Lagerstand -70%, Lieferverfügbarkeit 100%
- Lean Six Sigma Green Belt Training bei Georg Fischer Fittings erfolgreich abgeschlossen
- Lean Six Sigma im Auftragsabwicklungsprozess
- Miba Frictec investiert in 11 neue Lean Six Sigma Black Belts
- Mit Six Sigma Projektcoaching € 135.000.- Net Benefit p.a. erzielt
- Optimierung Zentralproduktion: Net Benefit von 315.000 EUR im ersten Jahr
- Produktivitätssteigerung mit Lean Six Sigma im Servicebereich
- Profitsteigerung mittels BigStep® bei Greiner Bio One sehr erfolgreich
- Prozessoptimierung bei Novomatic mit ELOP®
- Rosenbauer International verbessert den Cash Conversion Cycle um deutlich mehr als EUR 80 Mio.
- Schiedel Werk Truccazano: Reduktion der Rüstzeit um 80%
- Sichere Umsetzung der Logistikstrategie bei Greiner Bio-One mit BigStep®
- Six Sigma bei Dietzel Univolt
- Six Sigma bei Electrovac
- Supply Chain Initiative mit BigStep® bei Gabriel Chemie
- Turnaround bei Rosenbauer: Operative Ergebnisverbesserung um 48 Mio. Euro
- Turnaround binnen 12 Monaten mit BigStep® in Nordirland
- Verbesserung der Lieferservicequalität um 20% bei Monier Braas