Lean Office – Work smarter, not harder

Vermeidung von Verschwendung und Steigerung der Effizienz in der Administration

Hatten Sie auch schon einmal das Gefühl, dass Schlüsselpersonen in ihrem Unternehmen überlastet sind, unklare Zuständigkeiten und Doppelgleisigkeiten gegeben sind, kaum eine Aufgabe ohne Unterbrechung durchgeführt werden kann, ineffiziente Sitzungen stattfinden, die Aufgaben immer mehr werden, Führungskräfte schwer erreichbar sind oder Informationen nicht auffindbar sind?

Eine Studie des Fraunhofer Instituts hat festgestellt, dass in der Administration fast 30% der Arbeitszeit verschwendet wird. Wir haben in einer Studie festgestellt, in der 313 Verbesserungsprojekte die im Zeitraum von 2005 bis 2012 analysiert wurden, dass nur rund 15% im administrativen Bereich abgewickelt werden. Aus diesen Gründen sind wir der Meinung, dass in vielen Unternehmen große Potenziale schlummern.

Ansatzpunkte für Lean Office:


Arbeitsplatz/Mitarbeiter

  • Selbstorganisation
  • Ergonomie
  • Ordnung und Sauberkeit
  • Sauberkeit

Teamebene

  • 5 S (Sortieren, Platz zuweisen, Säubern, Standardisieren, Disziplin)
  • Standards definieren
  • Meetingwesen
  • Kommunikation
  • Bürolayout
  • Kennzahlen und Zielvereinbarungen

Prozessebene

  • Process Mapping
  • Wertstromdesign
  • Schnittstellenmanagement
  • Visuelle Prozesskontrolle
  • Auftragsstrukturanalyse (Aufschlüsselung der Mengen & Aufgaben)
  • Wertstromanalyse und -design (Analyse der Prozesse, Rollen & Aufgaben)
  • Tätigkeitsstrukturanalyse (Identifikation der Aufgaben mit Dauer & Anzahl)
  • Informationsstrukturanalyse (Aufnahme des Informationsbedarfs)


Vorgangsweise bei der Umsetzung von Lean Office

1. Lean Assessment

Mithilfe eines Lean Assessments (Interviews) kann die Reife von Lean Prinzipien in einer Organisation ermittelt werden. Die Themenbereiche umfassen üblicherweise:

  • Kommunikation innerhalb der Organisation und mit Kunden
  • Flexibilität der Mitarbeiter
  • Visuelles Management und Arbeitsplatz Organisation
  • Kontinuierliche Verbesserung
  • Fehleranalyse und –vermeidung (Poka Yoke)
  • Qualität
  • Standards
  • Supply Chain
  • Performance Measurement

2. Analyse

Häufig eingesetzt Analyseinstrumente im Rahmen von Lean Office Projekten:

  • Auftragsstrukturanalyse (ABC/XYZ Analyse)
  • Prozessanalyse (Wertstromanalyse, Bewertung Prozesseffizienz)
  • Tätigkeitsstrukturanalyse
  • Haupttätigkeiten – Potenzial: Optimierung einzelner Vorgänge
  • Nebentätigkeiten – Potenzial: Vermeidung von Verschwendung
  • Organisatorische Tätigkeiten – Potenzial: Reduzierung auf ein notwendiges Maß
  • Informationsstrukturanalyse (Medienbrüche, Informationsbedarf, Informationsfluss)

3. Maßnahmen

Maßnahmen zur Reduktion von Verschwendung umsetzen

  • Standards definieren, z.B. für EDV Ablagen, Formulare, Akten und Ordner, Kommunikation, Prozesse
  • 5 S Aktivitäten durchführen,
  • Meetingswesen verbessern
  • Einführung Service Level Agreements
  • Zielvereinbarungen

4. Visuelles Management & KVP

  • Schulung und Sensibilisierung aller Mitarbeiter in den sieben Arten der Verschwendung
  • Schaffung einer Kultur, die eine bewusste und offene Diskussion über wertschöpfende und nicht wertschöpfende Arbeiten ermöglicht und fördert
  • Regelmäßige Durchführung von Workshops zur Identifikation von Verschwendung und zur Erarbeitung von Lösungen zur Vermeidung und Minimierung
  • Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) mit Fokus auf Wertschöpfung und Verschwendung in den Abläufen
  • Visualisierung der Ergebnisse

REFERENZEN

  • AMI_Borealis_MCG
  • Dietzel Univolt MCG
  • MCG Donau Universität Krems
  • Electrovac_MCG
  • Filzmoser_MCG
  • Greiner Bio-One GBO MCG BigStep
  • MCG Miba
  • Modal Raiffeisen MCG Lean Administration
  • MCG NKE Bearings
  • MCG Novomatic
  • Plansee_MCG
  • MCG Ploier + Hörmann
  • Schiedel MCG Produktivität
  • Senna MCG
  • Senoplast MCG
  • MCG TAB Austria
  • MCG VFI
  • Weber Hydraulik MCG